HeWR Vedtekter

Vedtekter for Hedmark Western Riders

Oppdatert februar 2026
Vedtatt 3. november 2004, endret mai 2008.

Formål

Hedmark Western Riders (HeWR) skal fremme og utvikle westernridning.
Klubben er lokalisert i Innlandet og drives som en ideell organisasjon. Ingen skal tjene på klubbens virksomhet, og alt overskudd skal gå tilbake til klubben.

     1. Organisasjonstilknytning

HeWR er en selvstendig klubb og tar egne beslutninger for sine medlemmer.
Klubben er medlem av WRAN (Western Riders Association of Norway) og har ingen økonomiske forpliktelser utover årlig medlemsavgift som betales innen desember.

      2. Medlemskap

Medlemskap kan tegnes som:

• enkeltmedlem
• familiemedlemskap
• juniormedlemskap

     3. Stemmerett

Medlemmer over 15 år har stemmerett. Alle stemmeberettigede medlemmer kan velges til verv i klubben og representere klubben i andre organisasjoner.

     4. Fastsettelse av kontingent

Årsmøtet fastsetter kontingenten.
Medlemmer som er skyldig kontingent strykes til innbetalingen er gjennomført. Kontingenten beregnes ut fra klubbens faktiske kostnader som:

WRAN-avgift, klubbkvelder og fordeler + 10 % sikkerhetsmargin

     5. Signaturrett

Klubbens leder og én person valgt av styret kan signere på vegne av klubben.

     6. Årsmøte

Årsmøte holdes innen utgangen av november hvert år.

Typisk dagsorden:

1. a) Valg av møteleder, sekretær og to protokollunderskrivere/tellekorps
   b) Godkjenning av saksliste
   c) Styrets årsberetning
   d) Regnskap og budsjett
   e) Revisjonsberetning
   f) Ansvarsfrihet for styret
   g) Fastsettelse årskontingent
   h) Fastsettelse antall styremedlemmer og varamedlemmer
   i) Valg av styremedlemmer
   j) Valg av revisor (frivillig)
   k) Valg av representanter til andre organisasjoner
   l) Saker fra styret
   m) Innkomne forslag (frist: 3 uker før årsmøtet)

Innkalling

Sendes skriftlig til medlemmer minst 14 dager før møtet. Saksliste skal følge innkallingen.

Stemmegivning

• Ett medlem kan stemme for én annen ved fullmakt
• Saker avgjøres med simpelt flertall
• Ved likt resultat avgjør møteleder – gjelder ikke ved valg, da brukes loddtrekning
• Åpen avstemning - med mindre hemmelig avstemning kreves skriftlig, av et tilstedeværende medlem

Ekstraordinært årsmøte

Holdes ved behov fra styret, eller etter krav fra minst 10 % av stemmeberettigede medlemmer. Kun oppgitte saker kan behandles.

     7. Styret

Velges på årsmøtet. Styret leder klubben mellom årsmøtene. Funksjonstiden er på 2 år, hvor halvparten av styret er på valg annethvert år.

Sammensetning

• President – på valg oddetallsår
• Visepresident – på valg partallsår
• Sekretær – på valg oddetallsår
• Kasserer - på valg partallsår
• 2–4 styremedlemmer
• Inntil 4 varamedlemmer

Styremøter

Innkalles av presidenten, eller når minst to styremedlemmer krever det. Vedtak krever flertall; ved stemmelikhet har møteleder dobbeltstemme

Økonomitilgang

President, kasserer og ett valgt styremedlem skal ha tilgang til klubbens kontoer for å sikre kontinuitet.

Godtgjørelser

Tillitsvalgte kan få refundert nødvendige utgifter (f.eks. kjøring, porto, telefon) dersom klubbens økonomi tillater det. Kostnader skal vises i regnskapet.

Fratredelse

Styret kan vedta (og årsmøtet godkjenne) at et styremedlem fjernes om vedkommende: ikke utfører sine oppgaver, mister den nødvendige tilliten eller selv ønsker å trekke seg.

Ved styreskifte

Alt relevant materiale skal umiddelbart overføres til nytt styre.
Ved bytte av kasserer skal gammel og ny kasserer overføre fullmakter elektronisk via banken.  Brønnøysundregisteret skal ha oppdatert oversikt over vedtekter og styre.

     8. Eksklusjon

Et medlem kan ekskluderes ved enstemmig styre, dersom vedtekter eller vedtak brytes.
Vedtak kan ankes til årsmøtet. Manglende betaling etter én purring regnes som utmelding.

     9. Endring av vedtekter

Vedtektsendringer krever enstemmig vedtak på ordinært årsmøte eller 2/3 flertall på to møter (hvorav ett er årsmøte), med minst tre måneders mellomrom

     10. Oppløsning av klubben

Krever 2/3 flertall på to møter (hvorav ett årsmøte), med minst seks måneders mellomrom.
Ved oppløsning bestemmer møtet hvor utstyr og midler skal doneres (lokalklubb, WRAN eller veldedighet).

     11. Klubbens vær varsom -plakat

Nulltoleranse for mobbing, trakassering og netthets

Formål
Klubben skal være et trygt, inkluderende og positivt fellesskap- fritt for mobbing, trakassering og netthets. Innad i klubben og utad i miljøet.

Definisjoner
a. Mobbing forstås som gjentatte negative handlinger fra/mot ett eller flere medlemmer.
b. Trakassering omfatter enhver uønsket handling eller ytring som virker krenkende eller fiendtlig.
c. Netthets omfatter digital kommunikasjon som er krenkende, sjikanerende eller truende for andres omdømme.

Medlemsplikt og styreverv
Alle medlemmer og styremedlemmer skal:

• opptre respektfullt og inkluderende
• unngå handlinger som kan oppfattes som nedsettende
• bidra til et positivt miljø, både på og utenfor nett

Sanksjoner
Brudd på bestemmelsen kan føre til:

1. skriftlig advarsel
2. midlertidig utestengelse fra stevner, treninger eller aktiviteter i regi av klubben. Det kan gjelde ut inneværende sesong/år og påfølgende sesong/år.
3. eksklusjon fra klubben, etter styrevedtak.
4. styremedlemmer kan ved brudd bli trukket fra sitt verv- inneværende og påfølgende år, samt punkt 4. b.

Ved sanksjon vil ikke årskontingent bli tilbakebetalt.