Vedtekter for Hedmark Western Riders.
Vedtatt 3.november 2004, endret mai 2008.
1. Formål.
HeWR Hedmark Western Riders har som formål å fremme og utvikle westernridning. Klubben er lokalisert i Hedmark . Klubben skal drives ideelt, dvs. Ingen skal tjene på noe av klubbvirksomheten, og alt overskudd skal gå til klubbens kasse.
2. Hedmark Western Riders er en selvstendig klubb som fatter selvstendige avgjørelser for sine medlemmer. HeWR er ikke økonomisk forpliktet overfor WRAN utover medlemsavgiften som betales innen utgangen av desember hvert år.
Organisatorisk tilknytning:
Klubben er medlem av WRAN (Western Riders Association of Norway)
3. Medlemsskap.
Medlemsskap kan tegnes av enkeltpersoner. Familie av medlemmer som ønsker å delta på HeWR aktiviteter kan gjøre det. Dersom disse har ytterlige familie medlemmer som ønsker å starte i WRAN klasser betales det et beløp pr. familie medlem som kun dekker WRAN utgifter for starting og deltagelse. (Dette gjelder ektefeller/samboere og barn under 18 år).
Medlemskap er gyldig fra den dato kontingenten er betalt og ut kalender året.
4. Medlemsansvar.
Hvert medlem skal:
-betale de fastsatte utgifter. ( dvs. medlemskontingent )
-følge klubbens og overordnede idrettsmyndigheters lover og vedtekter, samt de beslutninger som er fattet i henhold til disse.
-arbeide for klubbens samhold og utvikling.
5. Stemmerett og valgbarhet.
Medlemmer som er over 15 år har stemmerett.
Alle medlemmer med stemmerett er valgbare til tillitsverv i klubben og som representant til ting eller møter i overordnet idrettsorganisasjon.
6. Kontingent.
Kontingenten fastsettes av årsmøtet eller i følge årsmøtets beslutning. Medlemmer som skylder kontingent kan av styret strykes som medlem av klubben. Strykes et medlem, kan det ikke tas opp igjen før skyldig kontingent er betalt.
7. Tillitsvalgtes / styremedlemmers godtgjørelse.
Tillitsvalgte kan motta refusjon for faktiske utgifter (bensin, porto, telefon etc.) dersom klubbens økonomi tillater dette. Utgifter til refusjon skal fremgå av klubbens regnskap.
8. Signatur.
Leder samt en person utpekt av styret undertegner for klubben.
9. Årsmøte.
Ordinært årsmøte skal avholdes innen utgangen av november hvert år.
Følgende kan stå på dagsordenen:
a) Valg av årsmøte-funksjonærer (1 møte-leder, 1 sekretær, 2 funksjonærer til å underskrive protokollen og telle stemmer).
b) Godkjenning av saksliste.
c) Styrets årsberetning.
d) Klubbens regnskap og budsjettforslag.
e) Revisors beretning.
f) Ansvarsfrihet for styret.
g) Fastsettelse av årskontingent.
h) Fastsettelse av antall styremedlemmer og varamenn.
i) Valg av styremedlemmmer hvis mandattid er utgått samt evt. kompletteringsvalg.
j) Valg av revisor og dennes stedfortreder.
k) Valg av representant til ting og møter i de organisasjoner klubben er tilknyttet.
l) Behandling av punkter som styret har fremlagt eller som har blitt fremskutt til årsmøtet.
m) Inkomne forslag. Forslag fra medlemmer må være innlevert styret skriftlig senest 3 uker før årsmøtet for å bli tatt opp til behandling.
Innkalling til ordinært eller ekstraordinært årsmøte skal skje skriftlig til alle medlemmer minst 14 dager før møtet. Dagsorden for møtet skal følge innkallingen.
Hvert tilstedeværende stemmeberettigede medlem kan ved fullmakt stemme for høyst 1 ikke-nærværende medlem.
Alle beslutninger fattes med enkelt flertall der annet ikke er tilkjennegitt i disse vedtekter. Ved likt antall stemmer avgjør møteleder, unntatt ved valg som skal avgjøres ved loddtrekning.
All avstemning skjer åpent dersom det ikke blir begjært hemmelig (skriftlig) avstemming fra ett av de tilstedeværende medlemmer.
Ekstraordinært årsmøte avholdes dersom styret anser det nødvendig, eller om minst 10% av stemmeberettigede medlemmer skriftlig og med angivelse av grunnen til at slikt møte ønskes ber styret om slikt møte. På ekstraordinært årsmøte skal det kun tas opp det/de punkt(er) som er oppgitt i innkallelsen.
10. Styret.
Styret skal mellom årsmøtene ta hånd om klubbens drift i henhold til disse vedtekter og beslutninger fattet på årsmøtet.
Klubbens styre skal bestå av president, vice-president, sekretær og kasserer, og minst 2 og høyst 4 styremedlemmer samt høyst 4 varamenn.
Valg av styret skjer på årsmøtet. Mandattiden skal for alle styremedlemmer være 2 år. Halve antallet styremedlemmer velges på hvert årsmøte, og med vekselsvis valg av president og sekretær/vice-president og kasserer.
Styremøte avholdes etter innkallelse fra presidenten, eller om minst 2 andre styremedlemmer ber om styremøte.
Styret er vedtaksført når et flertall av styrets medlemmer er til stede. Vedtak fattes med flertall av de avgitte stemmene. Ved stemmelikhet teller møteleders stemme dobbelt.
Styret skal ved hvert årsmøte avgi årsberettning fra foregående kalenderår.
Selv om et styremedlem ikke har sittet hele mandattiden, kan denne ved styrets beslutning, og godkjent på årsmøtet eller ekstraordinært årsmøte, løses fra sin oppgave dersom han/hun åpenbart har unnlatt å utføre sine oppgaver eller svikter den tillit som oppdraget forutsatte, eller selv ønsker å trekke seg ut.
Kasserer skal ha regnskapsfunksjon uten tilgang til klubbens konti. President og Visepresident skal begge ha tilgang til klubbens konti, slik at en sikrer klubbens evne til å betale utestående ved evt. frafall av President.
11. Eksklusjon.
Styret har rett til på styremøter å ekskludere medlem(mer) som ikke har fulgt klubbens vedtekter (jfr. Punkt 4) eller de beslutninger som klubben har tatt i overensstemmelse med disse lover. Beslutningen må være enstemmig. Beslutningen kan overklages til årsmøtet.
Medlemmer som ikke har betalt årskontingenten (etter en purring) ansees å ha meldt seg ut av klubben.
12. Endring av vedtektene.
Endring av disse vedtekter kan kun skje gjennom enhetlig beslutning på ordinært årsmøte, eller gjennom beslutning med 2/3 flertall ved to etterfølgende møter (hvorav ett skal være årsmøte) med minst 3 måneders mellomrom.
13. Klubbens oppløsning.
For å oppløse klubben kreves det 2/3 flertall ved to etterfølgende møter (hvorav ett skal være årsmøte) med minst 6 mnd. mellomrom.
14. Kontingent fastsettes utfra faktiske utgifter som : WRAN avgift, Klubb kvelder, avis, utsendelseskostnader + 10% sikkerhetsmargin.
.
15. Alle nye medlemmer skal få tilsendt klubbens vedtekter.
16. Ved styreskifte/utskiftning av styremedlemmer:
Alt vesentlig materiale skal gis videre til det nye styret uten opphold slik at ikke informasjon blir borte fra klubben. Ved skifte av kasserer skal forrige kasserer og nyvalgt kasserer sammen oppsøke bank og overføre alle fullmakter til denne. Banken skal i sitt eie ha klubbens vedtekter samt oversikt over det til enhver tid sittende styre. Dette for å sikre klubbens midler.
17. Retningslinjer for styremedlemmer:
Styremedlemmer har plikt til å til enhver tid følge de oppsatte retningslinjer.
